24 julio, 2019

Todo lo que necesitas saber sobre un sistema contable

Hay muchas inquietudes sobre un sistema contable y lo que puede hacer. Para muchos dueños de negocios es solo complicarse la vida, ya que tienen papel y calculadora, pero la verdad es que la memoria falla y un software de este tipo tiene diferentes funciones que ayudan al negocio a crecer. La razón es que lleva de forma exacta las cuentas y todo lo que tiene que ver un negocio, como cuentas por cobrar, pago a proveedores, temas tributarios, entre otros. 

 ¿Qué es un sistema contable?

Un sistema contable es una herramienta de fácil acceso que elimina los errores de contabilidad de una empresa y automatiza las tareas técnicas para mejorar los resultados del negocio. A través del sistema hay un registro de egresos e ingresos, facturación electrónica o física y operaciones que realizan cada día, sabiendo exactamente cuánto se genera de ganancias. Esta información es clave para tomar decisiones financieras y crecer más. 

¿Es lo mismo un sistema contable que un software contable?

Es lo mismo, solo se diferencia en los términos. Un sistema contable es un software que ayuda en los procesos de contabilidad. 

¿Qué hace un sistema contable?

Al ser un software o programa informático sistematiza de forma sencilla las tareas de contabilidad como transacciones financieras, generación de reportes, análisis de ingresos y egresos e impuestos, de modo que la herramienta se encarga del cálculo automático y procesamiento que te deja tiempo libre para hacer otras cosas para que tu negocio crezca.

¿Qué funciones tiene un sistema contable?


Las funciones de un sistema de contabilidad se arman según las necesidades del negocio. Como requisito básico, este sistema debería contar con:

  • Libro de ventas y egresos
  • Cuentas por cobrar
  • Cuentas por pagar
  • Registro de cobros y pagos


Sin embargo, cada negocio es diferente por lo que según la necesidad, el sistema contable tiene funciones adaptadas al tipo de negocio. Por ejemplo, el software Mi Negocio tiene:

POS (Punto de Venta):

Toma de Pedidos por vendedores externos

Venta rápida en locales comerciales

Para restaurantes:

Toma de pedidos en mesas

Impresión de comandas

División de cuentas

Mi Negocio Comercial

  • Ventas
  • Compras
  • Kárdex (para manejo de inventarios)
  • Declaraciones de Impuestos
  • Facturas Físicas o electrónicas
  • Manejo de CxC y CxP
  • Declaraciones de Impuestos.

Mi Negocio Contable

Además de todas las funciones del Comercial tiene:

  • Nómina
  • Producción Simple
  • Contabilidad
  • Balances

Todas estas funciones, en cada uno de los negocios, mejora la productividad ya que no solo se miden ingresos y egresos, sino que se puede pagar nómina, solicitar mercadería a proveedores, hacer balances.

¿Todos los sistemas contables tienen facturación electrónica o física?

No todos, por eso hay que preguntar antes de adquirirlo. El módulo de facturación electrónica o física es una ayuda para los trámites tributarios y genera facturas para los clientes, contabilizando los impuestos sin cometer errores. Lo mejor es que ya no se dañan facturas que implican un gasto de tiempo y recursos para el negocio. Mi Negocio cuenta con esta funcionalidad que es clave para cualquier emprendedor. 

¿Qué beneficios tiene un sistema contable completo?

  • Hace la contabilidad completa
  • Tiene reportes de banco y cartera
  • Facturación, compras y gastos
  • Centros de costo e inventarios
  • Hace presupuestos y roles de pago
  • Tiene control de mando y reportes
  • Automatización de procesos
  • Contabiliza automáticamente compras, ventas y retenciones de documentos electrónicos autorizados por el SRI

¿Es mejor un sistema contable físico o en la nube?

Primero hay que explicar ambos términos. Un sistema físico es aquel que tiene servidores físicos que están en un lugar visible. El riesgo que corren es que podrían sobrecargarse, mojarse, incendiarse y la información se perdería. Mientras que la información en la nube está en un sitio localizado en el internet que cuenta con encriptación de archivos. Es decir, es totalmente seguro y confiable, incluso las grandes empresas del mundo como Netflix, General Electric, Amazon, entre otras, tienen toda su información en la nube. La ventaja de tener la información allí es que la seguridad prima y no hay posibilidad de accidentes que arruinen el sistema y la contabilidad archivada.

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